Die Entwicklung eines soliden Informationssystems „aus einem Guss“ mit den Funktionen der „großen“ sechs Altsysteme TUWIS, TUWIS++, Projektdatenbank, ZID-Personendatenbank, White Pages und Publikationsdatenbank war eines der fachlichen Hauptziele von TISS zu Beginn des Projekts – und ist es bis heute! Die Ablöse der Altsysteme wird stetig vorangetrieben, gleichzeitig wurden und werden im Projektverlauf immer mehr Wünsche und Anforderungen an TISS herangetragen, was den großen Bedarf an integrierten Services und den Wunsch nach einem modernen und umfassenden Hochschulsystem deutlich zeigt. Die Erwartungen sind groß, die Aufgabe ebenso spannend! Das System wächst stetig und wird im verbleibenden Jahr 2010 noch vieles zu Tage bringen.
Sichtbare Meilensteine der ersten Jahreshälfte 2010
Erweiterung des Student Self Service
Seit Einführung des online-Drucks von Einzel- und Sammelzeugnissen sowie FLAG-Bestätigungen Ende Mai 2009 (die ZIDline hat berichtet) wurde das Student Self Service in zwei Schritten vervollständigt und ermöglicht nun auch den Druck von Studienerfolgsbestätigungen, Fremdenstudienbestätigungen, Studienbestätigungen und Studienblättern. Die statistischen Zahlen sprechen eine klare Sprache: das Service wird intensiv genutzt und auch das positive Feedback der Nutzer zeigt, dass TISS auf dem richtigen Weg ist und die neuen Services ausgezeichnet aufgenommen werden! Über 83.000 Einzelzeugnisse, 25.000 Sammelzeugnisse, 6.000 FLAG-Bestätigungen, 5.000 Studienerfolgsbestätigungen, 250 Studienbestätigungen, 250 Studienblätter und 230 Fremdenstudienbestätigungen wurden mittlerweile in TISS zum Selbstdruck abgerufen. Aufsummiert sind das beinahe 120.000 Dokumente, die nicht mehr von Mitarbeitern der Studien- und Prüfungsabteilung gedruckt, kuvertiert und mit der Post verschickt werden mussten! Ein wesentlicher Meilenstein in Richtung eines modernen Hochschulsystems ist damit erreicht.
TIPS – Neue Services zur Verwaltung von Abschlussarbeiten
Wie eingangs berichtet, werden immer mehr Wünsche an das TISS-Team herangetragen, die im Sinne eines Gesamtkonzepts natürlich auch berücksichtigt werden. So ist beispielsweise auch die Neuentwicklung und TISS-Integration der ehemals vom TU Career Center gehosteten „Diplomarbeitsbörse“ Teil der Anforderungen geworden. Ein naheliegender Wunsch, betrachtet man die zahlreichen Möglichkeiten für Serviceerweiterungen, Abbildung bzw. Erweiterung und Vervollständigung von elektronischen Workflows sowie für eine transparente Darstellung und Aufbereitung sämtlicher einhergehender Informationen durch schlaue Integration in die TISS-Gesamtsystematik.
Die Ablöse der „Diplomarbeitsbörse“ durch TISS erfolgte pünktlich zum Jahreswechsel, die Migration sämtlicher im Legacy System erfassten Arbeiten sorgte für einen problemlosen Übergang. Der „erste Wurf“ der Neuentwicklung deckt funktional sämtliche Features des Legacy Systems ab und wurde mit kleinen aber wirkungsvollen Erweiterungen für mehr Nutzerfreundlichkeit ausgestattet. Ein Filter vereinfacht Studierenden das Durchstöbern von offenen Themen. Bis zu sieben verschiedene Entitäten können beliebig kombiniert und mit unterschiedlichen Filterkriterien gesetzt werden. Die Filtereinstellungen werden in der URL kodiert, sodass Betreuer gezielt auf angebotene Themen verlinken können. Neben dem Titel und einer Inhaltsbeschreibung der Arbeit soll die Angabe von Fachgebieten und Schlagwörtern sowie von angesprochenen Studien helfen, Arbeiten zu kategorisieren, und so Studierenden die Suche nach einem geeigneten Thema erleichtern. Abbildung 1 zeigt eine von vielen möglichen Filtereinstellungen.
Beginnend mit der Veröffentlichung offener Themen für Bachelor-, Diplom- bzw. Masterarbeiten sowie Dissertationen wird auch der weitere administrative Workflow abgebildet. Die Vergabe der Arbeit an einen Studierenden, die Genehmigung des Studiendekans sowie die Benotung durch den Betreuer können in TISS erfolgen. 42 Institute nutzen dieses Service bereits, über 180 Themen für Bachelorarbeiten, über 850 Themen für Diplom- und Masterarbeiten sowie über 40 Dissertationsthemen wurden erfasst, teilweise auch schon an Studierende vergeben, vom zuständigen Studiendekan genehmigt und die fertigen Arbeiten vom Betreuer benotet. Abbildung 2 zeigt die möglichen Statusübergänge einer Arbeit gemäß dem derzeit abgebildeten Workflow.
Beim Erfassen von Abschlussarbeitsthemen wird der Benutzer von einem Wizard durch die Eingabemasken geführt. Auch Arbeiten mit Firmenkooperationen können in TISS erfasst und die relevanten Zusatzdaten eingegeben werden.
Weitere Features sind geplant, insbesondere hinsichtlich der Erweiterung des elektronischen Worfkflows und im Zuge dessen auch der Eliminierung von Papierformularen im gesamten Prozess. Mehr Transparenz für alle Akteure und Einsicht in den Status von Abschlussarbeiten ist das Ziel! Als TIPS – „Thesis Information and Placing System“ – werden die Services rund um alle Arten von Abschlussarbeiten nahtlos in die Gesamtsystematik von TISS eingebunden.
Ausblick auf die zweite Jahreshälfte 2010
TUWIS (alt) und TUWIS++ sind nicht nur die beiden größten abzulösenden Systeme der TU Wien, es sind auch die Systeme mit der größten Komplexität. 40 Jahre TU- und Gesetzes-Geschichte, gegossen in großteils undokumentierten Code, und die enge Kopplung der Systeme stellen eine enorme fachliche wie auch technische Herausforderung für die Neukonzeption und Datenmigration dar. In den vergangenen Ausgaben der ZIDline wurde bereits ausführlich darüber berichtet. In der zweiten Jahreshälfte 2010 beginnt nun die Ablöse dieses Konvoluts – nicht alles auf einmal, sondern Schritt für Schritt. Die Trennlinien sind klar definiert, die Lösung wohl durchdacht und entstanden nach zahllosen Stunden nahezu archäologischer Grabungen und Inspektionen in den Datenbeständen und Quellcodes der Altsysteme.
Begonnen wird mit der Ablöse eines der ältesten Teile von TUWIS, der Verwaltung von Studierendendaten in der Studien- und Prüfungsabteilung. Hier mussten konzeptiv einige Hürden genommen werden, um sicher zu stellen, dass TISS die Historie an den entscheidenden Punkten übernehmen und an anderen Punkten ganz gezielt auflösen kann. Die Behandlung von Studien, zugehörigen Kennzahlen und den dahinterliegenden Regelwerken und Bestimmungen ist nur eines von vielen Beispielen, die auf den ersten Blick einfach erscheinen mögen, in der Tiefe aber ein hohes Maß an historisch gewachsener Komplexität bergen. „System design prepared for change“ als Paradigma im gesamten TISS-Projekt ist besonders für die Anwendungsfälle der Studien- und Prüfungsabteilung ganz wesentlich, um sich dem ständigen Wandel und den Änderungen der gesetzlichen Grundlagen dynamisch anpassen zu können und so langfristig eine Leistungsfähigkeit zu garantieren, die dem Haus und den Erwartungen der Nutzer gerecht wird.
Die Berechnung des Studienbeitragsstatus und damit des zu bezahlenden Betrags zu Semesterbeginn ist ein schönes Beispiel, um das hohe Maß der benötigten Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Systems zu zeigen. Abzusehen ist, dass sich die Bestimmungen über die Beitragsregelungen über kurz oder lang ändern werden. Nicht abzusehen ist jedoch, wie diese Änderungen im Detail aussehen werden. Der Gesetzgeber ist ja bekanntlich kreativ – aber TISS ist gerüstet! Eine detaillierte Analyse ergab über 1000 mögliche Kombinationen der Kriterien, die für die Beitragsberechnung herangezogen werden können. Die Implementierung eines Stufenregelwerks würde in Anbetracht dieser Tatsache früher oder später zwangsläufig dazu führen, dass größere Änderungen am Code vorgenommen werden müssen. Um dem entgegenzuwirken, wurde eine Lösung realisiert, die die explizite Konfiguration einer Regel oder eines Regelsets auf einfache Weise bei Bedarf ermöglicht. Natürlich kann niemand alle Eventualitäten und Änderungen von äußeren Umständen vorhersagen, an die sich TISS im Laufe der Zeit anpassen muss. Die langjährige Erfahrung und Expertise der handelnden Akteure im Fachlichen, im Systemdesign, in der Umsetzung und Qualitätssicherung stellen die Etablierung eines nachhaltigen Applikationsmanagements aber frühzeitig sicher, um TISS gegebenenfalls an Verwaltungsänderungen anpassen zu können.
Neben der Applikation zur Verwaltung der Studierendendaten steht auch der Beginn der Ablöse von TUWIS++ für die zweite Jahreshälfte von 2010 auf der TISS-Agenda. Hier können sich die User, um nur ein paar Punkte zu nennen, auf neue Funktionen, ein verbessertes Zusammenspiel der Komponenten, mehr Flexibilität in der Benutzung und individuellen Einstellungsmöglichkeiten, auf ein durchdachtes Interaktionskonzept und noch vieles mehr freuen. Mit Inkonsistenzen wird aufgeräumt, Workarounds werden eliminiert.
Als kleiner Vorgeschmack soll an dieser Stelle exemplarisch ein erster Einblick in das neue Konzept zur Beobachtung von Lehrveranstaltungen gewährt werden (TUWIS++ User kennen die Funktion als „Lehrveranstaltungsabonnierung“). Wofür soll dieses Feature genutzt werden? Wofür nicht? Welche Zusatzinformationen und -funktionen sollen zu welchem Zeitpunkt zugänglich sein? Welche Arten von Nachrichten sollen in welcher Form verschickt werden? Welche Möglichkeiten zur Sortierung und Gruppierung von beobachteten Lehrveranstaltungen soll es geben? Das sind nur ein paar der Fragen, die sich das TISS-Team bei der Neukonzeption dieser Funktion gestellt hat. Die geplanten Änderungen gegenüber der analogen TUWIS++-Funktionalität bringen den Nutzern unter anderem deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten und werden damit die persönliche Organisation und Planung zur Absolvierung von Lehrveranstaltungen entscheidend verbessern. Abbildung 3 zeigt eine (im Sinne des Gesamtkonzepts unvollständige) Vorschau auf die Umsetzung des TISS-Konzepts. Individuell definierbare Kategorien werden es ermöglichen, Lehrveranstaltungen zu gruppieren und pro Kategorie unterschiedliche Einstellungen für die Zusendung von News zu setzen. Für die Kategorie „Ausstehende Prüfungen“ in Abbildung 3 beispielsweise könnte der Newsversand auf Änderung bei Prüfungsterminen eingeschränkt sein, bei Lehrveranstaltungen in der Kategorie „Besuchte Lehrveranstaltungen“ dagegen möchte der User möglicherweise auch bei allgemeinen Terminänderungen oder bei neu verfügbaren Lehrunterlagen benachrichtigt werden.
Dies ist natürlich nur ein sehr kleiner Auszug der Neuerungen, die TISS im Bereich des Lehrveranstaltungsmanagements für Studierende wie auch Mitarbeiter zur Verfügung stellen wird, und soll dem Leser einen Vorgeschmack auf die zu erwartenden Features geben.
An dieser Stelle sei noch erwähnt, dass nicht alle geplanten neuen Features gleich zu Beginn zur Verfügung stehen werden. Um den Benutzern einen sanften Wechsel zu ermöglichen, wird das Featureset viele bewährte Funktionen von TUWIS++ beinhalten, bereinigt um Inkonsistenzen und Workarounds und ergänzt um neue Funktionen, die besonders häufig während der zahlreichen Workshops und Benutzerinterviews an das TISS-Team herangetragen wurden. An einigen wesentlichen Stellen müssen auch die über lange Jahre gelebten Abläufe abgeändert und neu konzipiert werden.
Vor dem Realbetrieb wird sich TISS der Prüfung durch erfahrende Intensivbenutzer des Altsystems aus dem Haus stellen, um die entwickelten Funktionen und deren Zusammenspiel zu validieren. Zusätzlich werden Einführungsveranstaltungen dafür sorgen, dass Mitarbeiter früh-zeitig mit den neuen Funktionen in Berührung kommen und sich von Anfang an mit dem System wohlfühlen. In Folgereleases wird das Set der Basisfunktionen nach und nach ergänzt und das Feedback der Benutzer iterativ eingearbeitet. Denn die Einbindung der Benutzer und deren aktive Mitwirkung und Mitgestaltung des Systems wird immer zentraler Teil der TISS Entwicklung sein!
