Das Service wurde am 14. Oktober 1999 in Zusammenarbeit mit der HTU gestartet, mit dem Ziel, allen Studierenden der TU Wien ausgewählte lizenzpflichtige Standardsoftware (aus den Bereichen PC Systemsoftware, Office Automation, Mathematik, Graphik und Visualisierung, Programmierung und Utilities) zu einem attraktiven Preis anzubieten und damit den legalen Einsatz häufig benötigter Software zu ermöglichen, sowie den sensiblen Umgang mit kommerzieller Software (der an den Instituten durch das umfangreiche Angebot an Campussoftware schon längst üblich war) zu fördern.

Der Start erfolgte zunächst mit nur einem Produkt (Maple 5.1), das auf selbstgebrannten und handbeschrifteten CDs (Abb. 1) um ATS 75.- im Lehrmittelzentrum (LMZ) bezogen werden konnte.

Durch die große Nachfrage stellte sich schon bald heraus, dass eine Medienproduktion vor Ort nicht machbar ist, sondern von einer externen Firma besser und zuverlässiger erledigt werden kann – zunächst in Kleinserien (gebrannte CDs, Beschriftung mit Tintenstrahldrucker) später in Serien ab 500 Stück (gepresste CDs/DVDs, Beschriftung im Siebdruckverfahren).

Um den Produktions- und Verkaufsaufwand zu verdeutlichen: An einem (Spitzen-)Verkaufstag zu Semesterbeginn (am 5. 10. 2009) wurden im LMZ ca.120 CDs und 410 DVDs bezogen, also (zwischen 9:00 und 18:30 Uhr) durchschnittlich etwa 1 Medium pro Minute.

Noch im Dezember 1999 folgte mit Mathematica 4.0.1 ein weiteres Produkt, das damals noch gefragter als Maple war und das Service über die TU Wien hinaus bekannt machte. Im Laufe der Zeit wurde das Angebot ständig erweitert (Abb. 2) – es umfasst zurzeit 40 Produkte, 2 davon in zwei Versionen. Insgesamt wurden in den zehn vergangenen Jahren 88 verschiedene Produktversionen mit unterschiedlichem Aufwand produziert und verteilt, davon sind 46 aus Aktualitätsgründen nicht mehr im Angebot. Bei Maple gab es heuer schon die 9. Auflage (Abb. 1), d. h. es konnte fast jedes Jahr eine neue Produktversion angeboten werden.

Aus den Erfahrungen vergangener Jahre (Abb. 3) kann davon ausgegangen werden, dass jährlich etwa 15.000 bis 20.000 Lizenzen auszugeben sind.

Weiters war die Kenntnis typischer Verkaufsverläufe (für neue Produkte bzw. neue Produktversionen) hilfreich für die Abschätzung der Auflage von Medien (Erst- und Nachproduktion). Allerdings gab es vereinzelt auch deutliche Abweichungen von den bekannten Durchschnittswerten mit den auffälligen Verkaufsspitzen jeweils zu Semesterbeginn (Abb. 4) – zumeist bedingt durch den Verkaufsstart neuer und gefragter Produkte – wie das erste Quartal des bisherigen Rekordjahres 2007 (Office 2007 und Windows Vista) oder die knapp 5.300 Lizenzen im Oktober 2009 (Windows 7, mehr Studierende), aber auch nicht erwartete Verkaufszahlen bei einzelnen Produkten (sowohl im positiven als auch im negativen Sinn).

Fast auf den Tag genau zum 10. Jahrestag wurde die hundertfünfzigtausendste Lizenz vergeben, Abbildung 5 zeigt die Lizenzentwicklung bis dahin.

Neben dem Ausbau des Produktangebots wurde (und wird laufend) daran gearbeitet, das Service attraktiv, übersichtlich und benutzerfreundlich zu gestalten, die Administration einfach und effizient zu halten sowie einen möglichst fehlerfreien und zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten. In diesen Bereichen gab es zahlreiche kleinere Anpassungen und Verbesserungen (etwa den Aufdruck von Barcodes auf den Medien).

Drei richtungsweisende und aufeinander aufbauende Änderungen in der Infrastruktur waren jedoch die Grundlage dafür, dass sich das Service zu dem entwickelt hat, was es heute ist:

• Lizenzerfassungssystem
• Download Server
• Online Bezug

Etwa 5 Jahre lang mussten alle Lizenznehmer im LMZ vor der Bezahlung für jedes gewünschte Produkt ein Formular (Lizenzbedingungen) mit Matrikelnummer, Name, Adresse und Datum ausfüllen und unterschreiben. Die lizenzrelevanten Daten (Datum, Matrikelnummer, Produkt) wurden dann wöchentlich durch manuelle Eingabe in eine Web-Maske (zeitversetzt) elektronisch erfasst. Diese fehleranfällige Erfassungsmethode wurde im Juli 2004 durch das Lizenzerfassungssystem (das sind in den Filialen des LMZ aufgestellte, speziell für diese Aufgabe konfigurierte Rechner) ersetzt. Nun war es möglich, alle Lizenzen elektronisch (Barcode auf Studierendenausweis und Medium) in Echtzeit zu erfassen und schon vor Ort Bezugsberechtigung und Verkaufslimits zu prüfen. Dieses System bildete die Grundlage für weitere Entwicklungen wie z. B. Lizenzverwaltung und -abfrage, Verteilung von Lizenzcodes, Überprüfung von Nutzungs- und Zugangsberechtigungen für servergestützte Dienste.

Im Mai 2008 ging der Download Server für das Studentensoftware Service in Betrieb. Das Angebot beschränkte sich zunächst auf (zumeist) nicht frei verfügbare Patches und Updates, wobei der Zugang zu den einzelnen Produktbereichen nur Nutzungsberechtigten (mit entsprechender Lizenz) möglich ist. Abgesehen von der Bezahlmöglichkeit, die erst 2009 eingerichtet wurde, waren hiermit bereits alle Voraussetzungen für den Online Bezug gegeben.

Ende 2008 wurde entschieden – als Erweiterung des bisherigen Angebots – für ausgewählte Produkte zwei Bezugsmöglichkeiten anzubieten:

• im LMZ: Bezahlung vor Ort, Software ausschließlich auf CD/DVD
• Online: Bezahlung mit eps/Kreditkarte, Software ausschließlich als Download

Nach einer erfolgreichen Testphase im Sommer ging das Online Service Anfang Oktober 2009 zunächst mit den 6 Produkten aus Abbildung 6 offiziell in Betrieb und wurde im November um 5 Produkte (Windows 7 und Vista, jeweils in 32-/64-Bit, sowie Symantec AntiVirus) erweitert. Der erwartete Anteil von etwa 5%-10% am Umsatz des jeweiligen Produkts wurde gleich zu Beginn mit 17% (MATLAB) bis 31% (Avira AntiVir, Mathematica) übertroffen, wie Abb. 6 zeigt. Bei SPSS waren die DVDs im LMZ ab 9. 10. 2009 vergriffen, was die Ursache für den ungewöhnlichen Online-Anteil war, denn bis dahin war dieser Anteil mit dem von MATLAB vergleichbar.