Bereits im Jahr 1995 wurde zum ersten Mal vom damaligen EDV-Zentrum eine Beschaffungsaktion von Notebooks für Mitarbeiter und Studierende durchgeführt. Die Ausstattung damals war ein Prozessor 486DX2 mit 50 MHz, 8MB Speicher und 510 MB Festplatte. Der Preis von fast ÖS 30.000 war wahrscheinlich nur für wenige Studierende erschwinglich. Durch die schnelle technische Weiterentwicklung dieser Gerätetype sind heute Notebook-Computer für viele Studierende und Mitarbeiter zu einem allgegenwärtigen Werkzeug geworden, das aus den täglichen Arbeitsabläufen nicht mehr wegzudenken ist. Dies war auch ein Punkt, der im Jahr 2007 in der Arbeitsgruppe Informationstechnologie des „TU Univercity 2025“-Projekts zur Festlegung von Richtlinien für die Standortentwicklung der TU Wien klar angesprochen wurde.

In der Folge wurden verschiedene Varianten diskutiert und Gespräche mit einzelnen Studiendekanen geführt. Parallel dazu wurde in Gesprächen mit potentiellen Lieferanten ausgelotet, welche Möglichkeiten einer günstigen und einfachen Beschaffung bestehen.

Das klare Ziel dieser Bemühungen sollte sein, den Studierenden und Mitarbeitern durch Unterstützung bei der Beschaffung eines preiswerten Notebooks das mobile Arbeiten am Campus der TU Wien ermöglichen.

Im Projekt Neptun wird allen Studierenden an Schweizer Universitäten und angeschlossen Institutionen die Möglichkeit geboten, Notebooks zu besonders günstigen Konditionen zu beziehen. Die angebotenen Modelle werden einer rigorosen Evaluierung hinsichtlich verschiedener Kriterien unterzogen. Diese Kriterien umfassen:

• Rechenleistung,
• Linux-Kompatibilität,
• Batterielaufzeit,
• Netzwerkanschlüsse,
• Gewicht und mechanische Robustheit,
• Auflösung und Qualität des Bildschirmes,
• Schnittstellen,
• Preis des Gerätes inkl. Optionen,
• Lieferumfang,
• Web-Support,
• Helpdesk-Erfahrungen und Garantieabwicklung.

Ziel dieser Evaluierung ist nicht, möglichst billige Notebooks anzubieten, sondern qualitativ hochwertige, aber preiswerte, Geräte auszuwählen. Diese Geräte werden in zwei Verkaufsfenstern von jeweils 3 bis 4 Wochen Länge im Herbst und im Frühjahr angeboten.

Basierend auf den Erfahrungen und in enger Kooperation mit dem Projekt Neptun der ETH Zürich wurde am ZID der Universität Wien von Christian Marzluf das Projekt u:book initiiert. In einem ersten Verkaufsfenster im Frühjahr 2008 wurden vorerst nur Studierenden und Mitarbeitern der Universität Wien basierend auf den Evaluierungen des Projekts Neptun Geräte der Hersteller Apple, HP und Lenovo zum Kauf angeboten. Dieses erste Verkaufsfenster war mit insgesamt 1740 verkauften Geräten ein voller Erfolg. Dieser Erfolg war nicht zuletzt auch auf die professionelle Organisation und Präsentation durch die Mitarbeiter am ZID der Universität Wien zurückzuführen.

In der Folge wurde allen österreichischen Universitäten die Teilnahme an der u:book Aktion angeboten

Mit diesem Angebot vom ZID der Universität Wien wurde aber aus der Sicht des ZID der TU Wien klar, dass es der beste Weg sein würde, die Beschaffung von

„u:books“, das sind Notebooks von hoher Qualität und mit einem umfangreichen Serviceangebot, die von Studierenden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Organisationseinheiten zahlreicher österreichischer Universitäten zweimal jährlich günstig erworben werden können,

zu unterstützen.

Am Verkaufsfenster im Herbst 2008 nahmen insgesamt 11 Universitäten teil. Die verhandelten Preise lagen zum Teil doch deutlich unter den billigsten, über Preissuchmaschinen ermittelbaren Preisen. Dabei ist auch zu berück-sichtigen, dass alle Modelle standardmäßig über drei Jahre Garantie verfügen. Damit soll für Studierende, die am Beginn ihres Bakkalaureatstudiums ein u:book erwerben, für die Dauer des Grundstudiums der Bedarf an mobiler Computernutzung zuverlässig und in hoher Qualität abgedeckt werden. Da alle Modelle auch mit Wireless-LAN Anschlüssen ausgestattet sind und die TU Wien ein gut ausgebautes Netzwerk für die Versorgung mit Wireless-LAN an fast allen Standorten betreibt, sollen damit die Studierenden in Hörsälen und Seminarräumen mit einem flexiblen Zugriff auf Netzwerkressourcen bei ihren Arbeiten unterstützt werden; siehe auch Artikel von Johann Kainrath über Wireless-LAN.

Die erstmalige Durchführung der u:book Aktion wurde für die neu teilnehmenden Universitäten von den Mitarbeitern des ZID der Universität Wien in optimaler Weise unterstützt. Alle Werbematerialien wie Plakate und Folder wurden angepasst an das Design der jeweiligen Universitäten bereitgestellt, sodass lokal nur mehr deren Verteilung und die Beschickung der Online-Medien zu organisieren war. Wegen der räumlichen Nähe wurden die Interessenten für die Besichtigung der Geräte an den professionell gestalteten und von zahlreichen Mitarbeitern des ZID der Universität Wien betreuten u:book Stand in der Aula des Hauptgebäudes der Universität Wien verwiesen.

Die Bestellabwicklung erfolgte über Onlineshops der jeweiligen Distributoren bzw. bei Apple direkt. Hierzu wurde, um eine sichere Abwicklung zu gewährleisten, auch am ZID der TU Wien durch Georg Gollmann der Authentifizierungsmechanismus SAML 2 implementiert (siehe auch Artikel "Ein kleines Authentifizierungslexikon" ).

Zusätzlich zu den u:book Bildschirmputztüchern und den u:book DVDs mit Software für jeden Käufer, die vom ZID der Universität Wien bereitgestellt wurden, erhielt jeder u:book Käufer an der TU Wien per E-Mail einen Gutschein für IT Online-Kurse der Abteilung Standardsoftware.

An der TU Wien wurden insgesamt über 310 Notebooks der Hersteller HP und Lenovo bestellt. Wenn man die Anzahl der Bestellungen in Relation zur Gesamtzahl der Studierenden der jeweiligen Universität setzt, liegt die TU Wien hinter der TU Graz an zweiter Stelle aller teilnehmenden Universitäten. Über die Anzahl der Bestellungen von Organisationseinheiten und über die Anzahl der Bestellungen bei Apple liegen von den Lieferanten noch keine genauen Zahlen vor.

Der Modellwechsel während des Verkaufsfensters bei Apple konnte dank engagierter Verhandlungen von Christian Marzluf gut bewältigt werden. Die langen Lieferzeiten bei einigen Modellen lösten aber vereinzelt Unmut aus. Die Lieferzeiten resultieren zum Teil aus der Tatsache, dass die in einem Verkaufsfenster angebotenen Modelle jeweils den aktuell neuesten Stand der Technologie eingebaut haben. Trotzdem sind die Hersteller gefordert, im nächsten Verkaufsfenster in diesem Punkt Verbesserungen anzubieten.

Das nächste Verkaufsfenster wurde vom ZID der Universität Wien für das Frühjahr 2009 angekündigt. Für dieses Verkaufsfenster werden noch die bisher ausgewählten Lieferanten beibehalten. Danach findet im Rahmen des Neptun Projekts an der ETH Zürich eine neue Evaluierung statt, deren Ergebnis laut derzeitigem Planungsstand wieder vom ZID der Universität Wien im Rahmen des Projekts u:book übernommen werden soll.

Damit soll sichergestellt werden, dass auch in Zukunft über das u:book Projekt unter Federführung des ZID der Universität Wien den Studierenden und Mitarbeitern der teilnehmenden Universitäten qualitativ hochwertige Notebooks zum günstigen Preis angeboten werden können, um mobiles Arbeiten optimal zu unterstützen.

http://www.zid.tuwien.ac.at/ubook/
http://www.ubook.at/
http://www.neptun.ethz.ch/
Aus 1 mach 11. Zweites u:book-Verkaufsfenster erfolgreich abgeschlossen. Christian Marzluf. comment 08/3, November 2008: http://comment.univie.ac.at/08-3/14/