TU Wien | ZID | ZIDline 11 | Mailbox-Service

Zentrales Mailbox-Service neu strukturiert

Fritz Mayer

Der Zentrale Informatikdienst betreibt ein E-Mail-Service, das von allen TU-Mitarbeitern in Anspruch genommen werden kann. Bis vor kurzem war das Mail-Service auf zwei verschiedene Server - nämlich pop.tuwien.ac.at und mail.zserv.tuwien.ac.at - mit teilweise unterschiedlichem Zugang aufgeteilt. Nun wurden diese Services auf einem einzigen Server zusammengelegt. Dies bringt einerseits für die Benutzer einige Verbesserungen, andererseits wird die Administration einfacher.

Rückblick

Von einigen Benutzergruppen wurde schon im Jahr 1995 der Wunsch geäußert, eine zentrale Mailbox auf einem Server des damaligen EDV-Zentrums zu haben, auf die interaktiv (z. B. über telnet) zugegriffen werden kann (vgl. Pipeline 18, Februar 1996). Daraufhin wurde neben dem schon bestehenden und von der Abteilung Kommunikation betreuten pop-Server durch die Abteilung Zentrale Services der Server mail.zserv eingerichtet. Seither wurden vom EDV-Zentrum (später ZID) zwei unabhängige Mail-Services betrieben, was bei den Benutzern teilweise auch zu Verwirrung führte. Für neue Benutzer stellte sich schon beim Antrag für einen Mail-Account die Frage, für welches Service man sich entscheiden sollte. Viele Benutzer lösten dieses Problem, indem sie sich für Accounts auf beiden Servern entschieden, von denen dann einer meistens gar nicht mehr genutzt wurde.

Der Server mail.zserv durchlief in den letzten Jahren einige Hardware-Upgrades. Die letzte große Umstellung erfolgte im Jänner 2003, als das Service von einem IBM-System mit Betriebssystem AIX auf einen HP-Server mit HP-UX Betriebssystem verlegt wurde.

Zusammenlegung der Services pop und mail.zserv

Da auf mail.zserv unter anderem ebenso der Mail-Abruf über das POP3-Protokoll, aber auch über IMAP möglich ist, erschien eine Aufteilung der Accounts auf die beiden Server nicht mehr sinnvoll. Daher wurde die Zusammenlegung der Accounts beider Server auf dem Server mail.zserv beschlossen und am 8. August 2004 verwirklicht. Nachdem in den Wochen zuvor schon eine gründliche Account-Bereinigung auf dem pop-Server stattgefunden hat, wurden die verbliebenen 476 pop- Accounts auf mail.zserv neu eingerichtet sowie deren Mailboxen übertragen. Für 40 Accounts wurden die Mailboxen beider Server zusammengeführt. Für die hinzugekommenen Accounts wurden die bestehenden Pass- wörter übernommen. Bis auf die Unterbrechung des Mail-Services während der Übertragung gab es keine Umstellungen, welche irgendwelche Konfigurationsänderungen auf Seiten der Benutzer notwendig gemacht hätten.

E-Mail-Adressen

Insbesondere sind natürliche alle ehemaligen pop-Benutzer auch weiterhin über ihre bisherige E-Mail-Zustelladresse, also benutzername@pop.tuwien.ac.at oder benutzername@email.tuwien.ac.at erreichbar. Diese Adressen gelten allerdings ausschließlich jeweils für jene Benutzer, denen schon bisher diese Adressen zugeordnet waren. Benutzer, die ihren Account schon bisher auf mail.zserv hatten, sind weiterhin über benutzername@mail.zserv.tuwien.ac.at erreichbar. Da es immer wieder Anfragen wegen der etwas unbequemen, langen E-Mail- Adresse gab, wurde für alle Benutzer zusätzlich die neue E-Mail-Zustelladresse benutzername@mail.tuwien.ac.at eingeführt. Die in den White Pages eingetragenen Zustelladressen blieben unverändert. Neben der Zustelladresse, die angibt, wo die Mailbox des Adressaten liegt, gibt es nach wie vor die davon unabhängigen generischen E-Mail-Adressen. Die Auflösung der in den White Pages verwalteten generischen Adressen zu den Zustelladressen erfolgt durch den Incoming Mailrouter.

Beantragung eines Mail-Accounts

Jeder Mitarbeiter der TU Wien, der in den White Pages eingetragen ist, ist für einen Mail-Account berechtigt. Ein Antrag kann entweder online auf www.zid.tuwien.ac.at/zidaccounts/ oder schriftlich mittels Antragsformular (www.zserv.tuwien.ac.at/vergabe/ansuchen-mail-webmail.pdf) erfolgen. In beiden Fällen muss der Antrag durch einen Freigabeberechtigten des Instituts freigegeben werden. Im Fall des schriftlichen Antrags erhält der Antragsteller nach Einrichtung des Accounts eine schriftliche Account-Bestätigung, die auch das Passwort enthält. Diese Bestätigung entfällt bei der Online-Anmeldung, da der Antragsteller den Fortgang der Account-Einrichtung über Web abrufen kann. Falls der Antragsteller in den White Pages noch keine Zustelladresse eingetragen hat, so wird die neue Adresse benutzername@mail.tuwien.ac.at automatisch bei der Account-Einrichtung eingetragen. Falls schon eine Zustelladresse existiert, erfolgt keine neue Eintragung. Dies bleibt dann dem Benutzer oder Adressmanager des Instituts überlassen.

Mail-Abruf

Der Mail-Abruf ist prinzipiell aus der ganzen Welt möglich. Auf dem Mail-Server stehen für den Mail-Abruf die Protokolle POP3 und IMAP zur Verfügung. Beide Protokolle können derzeit sowohl über eine sichere Verbindung mit als auch über eine unsichere Verbindung ohne SSL-Verschlüsselung genutzt werden. Die Verwendung der sicheren Verbindung ist jedoch sehr zu empfehlen, da hierbei neben der Mail selbst auch das Passwort verschlüsselt übertragen wird. Selbst wenn es einem Unbefugten gelingen sollte, den Netzwerkverkehr abzuhören, könnte er mit dem verschlüsselt übertragenen Passwort nichts anfangen. Es ist durchaus möglich, dass die Protokolle in absehbarer Zukunft ausschließlich verschlüsselt angeboten werden. Beide Protokolle werden über die Standard-Ports angesprochen.

IMAP versus POP3

Derzeit verwendet der Großteil der Benutzer für den Mail-Abruf noch das POP3-Protokoll (Post Office Protocol). Mit diesem Protokoll werden Mails abgerufen, die auf dem Server in der so genannten Inbox (Mailbox für alle neu ankommenden Mails) vorliegen. Man kann dabei festlegen, ob die Mails nach dem Abruf vom Server gelöscht werden oder gespeichert bleiben sollen. Ruft man die Mails immer vom gleichen PC auf, ist die anschließende Löschung am Server sinnvoll. Möchte man die Mails abwechselnd von mehreren PCs abrufen, sollte man die Mails zuerst auf dem Server belassen, da man ansonsten auf jedem PC nur einen Teil der Mails abspeichern kann. Trotzdem sollte man von Zeit zu Zeit (je nach Mailaufkommen) für die Löschung der Mails auf dem Server sorgen, da dort nicht unbegrenzt Platz zur Verfügung steht. Im Allgemeinen werden bei Verwendung des POP3-Protokolls die Mails vollständig auf den abrufenden PC herunter geladen. Erst auf dem PC ist eine Einteilung der Mails in unterschiedliche Ordner möglich.

Das IMAP-Protokoll (Internet Message Access Protocol) hat einige gravierenden Vorteile. Mails bleiben immer auf dem Server liegen, solange bis sie vom Benutzer gelöscht werden. Beim Mail-Check werden zunächst nur die Betreff-Zeilen (Subject) der Mails abgerufen und angezeigt. Erkennt man dabei schon unerwünschte Mails, so können diese schon auf dem Server gelöscht werden. Dies macht sich vor allem bei langsamen Internet-Verbindungen bezahlt. Der Mail-Inhalt (Body und Attachment) wird erst übertragen, wenn der Benutzer dies wünscht. Auf dem Server können Mail-Ordner (Folder) angelegt werden, in welche man die Mails je nach Thema verschieben kann. Egal von wo man seine E-Mails abruft, man findet immer die gleiche Ordner-Struktur vor. Man muss sich keine Gedanken mehr darüber machen, auf welchem PC man welche Mails abgespeichert hat. Wenn der eigene PC einmal neu installiert werden muss, braucht man keinen Verlust von Mails zu befürchten, da die Mails ja auf dem Server liegen. Das wäre zwar auch mit dem POP-Protokoll der Fall, wenn die Option "Mails auf Server lassen" aktiviert ist, doch wächst dabei die Inbox meist auf exorbitante Größen, was beim Mail-Abruf zu Problemen führen kann (langer Download, Verbindungsabbruch, hohe Serverbelastung usw.).

Für beide Protokolle wird empfohlen, die Inbox nicht zu groß werden zu lassen. Beim POP-Protokoll erreicht man dies durch entsprechende Einstellungen im Mail- Programm (Mails vom Server löschen, entweder sofort nach Übertragung, nach einer gewissen Anzahl von Tagen oder nach lokaler Löschung auf dem PC), beim IMAP-Protokoll durch Umverteilung der Mails auf Mail-Ordner.

Natürlich sollten auch die unter IMAP angelegten Mail-Ordner hin und wieder von nicht mehr benötigten Mails gesäubert werden, da der Plattenplatz (Disk Quota) mit derzeit 300 MB pro Benutzer begrenzt ist. Insbesondere diverse Jux-Attachments belegen im Laufe der Zeit viel Platz. Und auch "normale" große Attachments sollten eher vom Server gelöscht und auf dem PC oder auf einem sicheren Medium gespeichert werden.

Mail-Clients

Als Mail-Client wird ein Programm bezeichnet, mit dem man E-Mails abrufen, verschicken und verwalten kann. Bei der Vielzahl an verfügbaren Mail-Clients würde eine ausführliche bebilderte Dokumentation den Rahmen dieses Artikels sprengen. Eine solche Dokumentation wird demnächst unter www.zserv.tuwien.ac.at/mail/howto/ zu finden sein. Eine eindeutige Empfehlung fällt schwer, da alle Mail-Clients ihre Stärken und Schwächen haben. Meistens ist der persönliche Geschmack, Gewohnheit oder die Tatsache entscheidend, ob ein Programm schon Teil des installierten Betriebssystems ist. Letzter Punkt ist wohl für die weite Verbreitung von Microsoft Outlook Express ausschlaggebend. Leider war in der Vergangenheit auch gerade deshalb MS Outlook [Express] immer wieder Ziel von Viren-Attacken. Ein beliebter Mail-Client, obwohl nur mit englischer Oberfläche, ist Eudora (Campus Software), auch wenn die letzten Versionen schon ziemlich unübersichtlich wirken.

Ein Client, der in letzter Zeit immer beliebter wird, ist Mozilla Thunderbird. Es handelt sich dabei um einen reinen Mail-Client (also nicht Teil einer Browser-Suite), der mit derzeit unter 6 MB Größe der Installationsdatei recht kompakt und schon sehr ausgereift ist, selbst wenn er derzeit erst als Version 0.9 vorliegt. Das Programm ist keineswegs mit Funktionen überladen, bietet jedoch alles, was ein durchschnittlicher Mail-Benutzer braucht. Leider ist die Oberfläche derzeit ebenfalls nur in Englisch. Das Programm ist frei verfügbar und von der Mozilla-Homepage, aber auch vom GoodieDomain Service des ZID beziehbar.

Webmail

Eine Alternative zu den üblichen Mail-Clients stellt der Zugang über Webmail dar. Diese Art des Mailabrufs kann auf jedem Computer eingesetzt werden, auf dem ein Web-Browser installiert ist. Dabei braucht auf dem Computer selbst nichts konfiguriert werden. Der Webmail-Zugang ist daher überall dort von Nutzen, wo man selbst kein Mail-Programm installieren oder benützen kann, z. B. Auslandsaufenthalte, Internet-Café. Der Zugang erfolgt über http://webmail.tuwien.ac.at/.

Für die Übertragung der Mails zwischen Mail-Server und Webmail-Server selbst wird das IMAP-Protokoll verwendet. Daher findet man unter Webmail die gleiche Ordner-Struktur, die man mit einem IMAP-fähigen Mail-Programm angelegt hat und umgekehrt. Es muss aber erwähnt werden, dass das Webmail-Service teilweise etwas langsam sein kann, insbesondere bei sehr vielen und großen Mail-Ordnern.

Konfiguration von Mail-Clients für POP3 und IMAP

Es gibt eine Anzahl an für den Server speziellen Einstellungen, die in jedem Mail-Programm zu machen sind, selbst wenn die Optionen je nach verwendetem Mail- Client manchmal leicht unterschiedlich benannt sind.

Folgende Einstellungen sind für POP3 und IMAP identisch:

E-Mail-Adresse:	benutzername@mail.tuwien.ac.at ¹
Posteingangsserver:	mail.zserv.tuwien.ac.at ²
Eingangsserver erfordert sichere Verbindung (SSL):	JA/NEIN ³ ⁴
Sichere Passwortauthentifizierung:	NEIN ⁵
Postausgangsserver:	mail.zserv.tuwien.ac.at ⁶
Ausgangsserver erfordert sichere Verbindung (SSL):	NEIN

POP3-spezifische Einstellungen:

Protokoll des Posteingangsservers:	POP3
POP3-Port (Standard):	110 (ohne SSL), 995 (mit SSL)

Bei der Verwendung von POP3 sollte die Mailbox nicht zeitgleich von mehreren Stellen aus abgerufen werden, da die Mailbox dabei beschädigt werden kann.

Es wird empfohlen, die Intervalle für den Mailabruf nicht auf kürzere Intervalle als 5 Minuten (besser 10) zu stellen, insbesondere wenn die Mails nicht gleichzeitig vom Server gelöscht werden.

IMAP-spezifische Einstellungen:

Protokoll des Posteingangsservers:	IMAP
IMAP-Port (Standard):	143 (ohne SSL), 993 (mit SSL)
Pfad des IMAP-Stammordners (Root Folder):	Mail
Server unterstützt Ordner, die Unterordner und Nachricht enthalten:	NEIN ⁷

Da IMAP und Webmail auf die gleichen Ordner zugreift, wird empfohlen, folgende schon vorkonfigurierte Standardordner zu verwenden: deleted-mail für gelöschte Mails, drafts für Entwürfe und sent-mail für verschickte Mails. Werden hingegen die vom jeweiligen Mailprogramm vorgeschlagenen eventuell anders lautenden Ordner verwendet, so gibt es dann eben mehrere Order mit gelöschten und verschickten Mails.

Zugang über Unix-Shell (Secure Shell)

Schon bei der letzen Umstellung des Mail-Servers wurde das bis dahin beliebte, aber leider auch sehr unsichere Telnet durch Secure Shell Protokoll 2 (SSH2) ersetzt. Leider enthält MS Windows bis jetzt noch kein Secure Shell Client Programm. Dieses muss erst durch den Benutzer installiert werden. Es gibt neben kommerziellen auch frei verfügbare Versionen. Eine solche ist unter anderem beziehbar unter http://gd.tuwien.ac.at/utils/shells/ssh/ (derzeit aktuelle Version für Windows: SSHSecureShellClient-3.2.9.exe). Die Installation ist sehr einfach. Danach verläuft der Zugang durch Programm-Aufruf und Eingabe von Benutzername und Passwort ähnlich wie bei Telnet. Auf der Unix-Shell stehen (neben den üblichen Unix-Kommandos) die Mail-Programme elm, pine und mutt zur Verfügung. Mit dem Kommando "quotax" kann die derzeitige Belegung der Mailbox angezeigt werden.

Für jene Benutzer, die ihre Mails mit einem der drei erwähnten Unix-Programme von einem Computer abrufen wollen, auf dem die Installation von Secure Shell nicht möglich ist, könnte der Zugang über das Java-Applet unter http://mail.zserv.tuwien.ac.at/ssh/ eine Alternative sein. Einzige Voraussetzung dafür ist ein Web- Browser mit aktiviertem Java. Das Applet hat eine Größe von ca. 500 KB, daher kann der Download je nach Internet-Anbindung etwas länger dauern.

Der Zugang über die Unix-Shell wird immer noch von einer kleinen Anzahl von Benutzern verwendet, die meist selbst aus der "Unix-Welt" kommen. Benutzer, welche ihre Mails lieber mit grafisch orientierten Mail-Programmen bearbeiten, brauchen sich auch in Zukunft nicht mit der Unix-Shell befassen.

Mail-Versand

Für Benutzer, welche einen Mail-Account auf mail.zserv haben, ist dieser Server auch als Server für ausgehende Mails (Outgoing Mail Server, SMTP) vorgesehen. Es kann aber stattdessen auch mr.tuwien.ac.at als SMTP-Server angegeben werden. Beide Server nehmen allerdings nur Mails von Rechnern innerhalb des TUNET (*.tuwien.ac.at) an. Sollen Mails von einem Rechner verschickt werden, der die Internet-Verbindung über einen anderen Provider als die TU Wien herstellt, so ist der SMTP-Server dieses Providers zu verwenden! ⁸

Das SMTP-Service ist über den Standardport (25), ohne Authentifizierung und ohne Verschlüsselung (es wird ja kein Passwort übertragen) zu erreichen. Die Übertragung von sehr vertraulichen Mails kann über PGP-Verschlüsselung erfolgen (unabhängig vom Mail-Server).

Änderung des Passworts

Sollte ein Benutzer das Mail-Passwort einmal vergessen haben oder möchte es ändern, so kann dies auf https://www.zserv.tuwien.ac.at/passwort/ gemacht werden. Voraussetzung ist allerdings die Kenntnis des TU-Passworts.

Virus-Checking und Spam-Markierung

Der Mail-Server ist nun vollständig in das Viren-Checking- Service eingebunden. Es werden sowohl ankommende als auch ausgehende E-Mails auf Viren überprüft. E-Mails, die ihren Ursprung außerhalb der TU Wien haben, durchlaufen zusätzlich noch das Spam-Markierungsservice.

Ausblick

Obwohl der Mail-Server nun bald zwei Jahre ohne Unterbrechung in Betrieb ist, soll das Service in Zukunft noch sicherer werden. Zu diesem Zweck werden zwei redundante Server installiert werden, sodass bei Ausfall einer Komponente des einen Servers der andere das Service übernehmen kann.

Es ist geplant, den Benutzern ein Web-Interface zur Verfügung zu stellen, über das Mail-Weiterleitungen (Mail-Forward), automatische Mail-Antworten (Auto- Reply) und eventuell eine einfache Mail-Filterung konfiguriert werden können. Ebenso soll die Belegung der Mailbox damit angezeigt werden können. Derzeit können diese Dienste nur über die entsprechenden Unix-Tools realisiert werden. Auf telefonische Anfrage richten die Administratoren Mail-Forwards und Auto-Replies ein.

Weitere Informationen und Kontakte

Wählleitungszugang:
Jeder Account auf mail.tuwien.ac.at kann auch zur Validierung für den Wählleitungszugang zum TUNET genutzt werden. Es gilt dafür das gleiche Passwort wie für den E-Mail-Abruf.

Information zum Mailbox-Service: http://www.zserv.tuwien.ac.at/mail/

Konfigurationsbeispiele: http://www.zserv.tuwien.ac.at/mail/howto/

White Pages: http://nic.tuwien.ac.at/services/white/

Virus-Checking-Service: http://nic.tuwien.ac.at/services/mail/virus-checking/

Spam-Markierungsservice: http://nic.tuwien.ac.at/services/mail/spam-markierung/

Generische Mail-Adressierung: http://nic.tuwien.ac.at/services/white/#mail-adressierung

Wählleitungszugang zum TUNET: http://nic.tuwien.ac.at/tunet/waehlleitungen/

Mail-Client Mozilla Thunderbird: http://www.mozilla.org/products/thunderbird/

Hilfe bei Problemen mit dem Mailbox-Service: mailhelp@zid.tuwien.ac.at

Hilfe bei Problemen mit TUNET (z.B. Mailrouting): trouble@noc.tuwien.ac.at

Administration Mail-Server:
Dipl.-Ing. Fritz Mayer, Dw. 42082, fmayer@zid.tuwien.ac.at
Werner Altfahrt, Dw. 42072, altfahrt@zid.tuwien.ac.at

Account-Verwaltung:
Mag. Claudia Felber, Dw. 42083, felber@zid.tuwien.ac.at
Werner Altfahrt, Dw. 42072, altfahrt@zid.tuwien.ac.at

MD5 Fingerprint
des SSL-Zertifikats für mail.zserv.tuwien.ac.at: 77:A4:ED:34:20:1D:2D:53:A8:B6:55:E2:F4:61:93:2D

Fingerprint des Host Public Key (für ssh-Zugang):
xofok-cibog-vugak-rebir-vevih-nihuv-sypab-nogyt-gyzoh-tisol-texux

1 Für schon bestehende Accounts gelten auch die bisher verwendeten Adressen.

2 zserv sollte immer angegeben werden, da das SSL-Zertifikat auf diesen Namen lautet.

3 Die Aktivierung von SSL wird empfohlen (JA)

4 Für Eudora-Benutzer: Secure Sockets when Receiving: NEVER (ohne SSL)/Required, Alternate Port (mit SSL)

5 Sichere Passwortübertragung kann durch SSL-Verschlüsselung erreicht werden.

6 Nur aus der Domäne tuwien.ac.at und für TU Wien Chello StudentConnect Anschlüsse

7 Ein Ordner kann daher entweder nur weitere Unterordner oder nur Nachrichten enthalten

8 Ausgenommen bei Verwendung von TU VPN.

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