TU Wien | ZID | ZIDline 10 | SAP, erste Erfahrungen
Alexander Redlein, CCC
redlein@tuwien.ac.at
Nachdem nun zirka 40% der Organisationseinheiten der TU Wien an SAP angebunden sind, wird es Zeit, ein kurzes Resümee zu ziehen.
Nach kurzen Anlaufschwierigkeiten ist es den Instituten relativ schnell möglich, ihre Standardaufgaben im Bereich Beschaffung und Abwicklung von Drittmittel- projekten durchzuführen. Um bei den Instituten der zweiten Tranche diese Anlaufschwierigkeiten zu reduzieren, haben die Mitarbeiter der IFM (Zentrum für Informations- und Facility Management) in den letzten Wochen alle Organisationseinheiten telefonisch befragt, ob Unklarheiten und Probleme bestehen. Bei Bedarf wurden Einzeltermine vereinbart. Diese Termine sind zu einem großen Teil schon durchgeführt worden. Die positiven Rückmeldungen der Institute haben dazu geführt, dass auch bei der nächsten Tranche kurz vor Beginn der Arbeit mit SAP wieder eine solche Rückfrage vorgenommen werden wird. Diese Meetings haben aber auch im Rahmen des CCC (Customer Competence Center) zu einem verbesserten Problembewusstsein geführt. Derzeit arbeiten wir gerade einige Ergänzungen in die Handbücher ein.
Als eine weitere wichtige Einrichtung hat sich die Happy Hour herauskristallisiert. Sie findet jeden Dienstag zwischen 14 und 16 Uhr statt und stellt eine Möglichkeit dar, direkte Hilfe in SAP Fragen zu bekommen. Hier haben die Mitarbeiter der TU die Möglichkeit, mit ihren Problemen zum IFM (Operngasse 9, 1. Stock) zu kommen. Viele der Mitarbeiter nehmen ihre Unterlagen (z.B. Angebote, Rechnungen) mit und machen die notwendigen Eingaben gemeinsam mit den Mitarbeitern des IFM direkt im SAP System. Durch das praktische "Durchspielen" der problematischen Geschäftsfälle wird einerseits das jeweilige Problem sofort einer Lösung zugeführt, andererseits aber auch das Erlernen der Software gefördert. Aus den Rückmeldungen lässt sich die Bedeutung dieser Happy Hour erkennen. In Ihrem Interesse sollten Sie diese Chance einer direkten Hilfestellung nutzen.
Weitere wichtige Einrichtungen sind das Ticketsystem und das SAP Call Center. Aufgrund der vielen Anfragen im Ticketsystem (E-Mail: sap@ccc.tuwien.ac.at) kommt es gerade zu Beginn eines Quartals zeitweise zu etwas längeren Antwortzeiten. Wir bemühen uns aber im Regelfall Ihre Fragen innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Bitte nutzen Sie diesen E-Mail-Kontakt für Ihre Anfragen. Außerhalb der Betriebszeiten des Call Centers (Mo. bis Do. 9-16 Uhr, Fr. 9-14 Uhr, Durchwahl 42710) bietet das Ticketsystem eine gute Möglichkeit, um mit uns in Kontakt zu treten.
Innerhalb der ersten paar Monate wurden rund 1800 Anfragen über diese beiden Kontaktmöglichkeiten abgewickelt. Bitte versuchen Sie nicht, uns auf unseren Mobiltelefonen direkt zu kontaktieren. Auch wir machen manchmal Urlaub und ein direkter Anruf kann daher schon mal 14 Tage ohne Reaktion bleiben. Das Call Center ist hingegen auch in den Ferien besetzt.
Wenn Sie Fragen oder Schwierigkeiten haben sollten, können Sie mich auch gerne persönlich über meine E-Mail-Adresse redlein@tuwien.ac.at kontaktieren. Wir versuchen das Motto einer österreichischen Fluglinie Service is our sucess für Sie an der TU Wien umzusetzen, sagen Sie uns dazu bitte, wo Sie Verbesserungspotential sehen und welche Angebote Sie sich in Zukunft wünschen würden.
Bei dieser Gelegenheit wollen wir einige Erfahrungen der letzten Monate vermitteln, die Ihnen und uns das Leben in Zukunft erleichtern sollen:
Bitte achten Sie bereits beim Aufsetzen des PCs darauf, dass ein Laufwerk C:\ mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit vorhanden ist (also kein CD-ROM-Laufwerk o.ä.), weil auf diesem ein Verzeichnis mit Dateien installiert wird, die die Pfade für alle weiteren Portalkomponenten enthalten.
Weiters ist im Zuge der Portalinstallation unbedingt darauf zu achten, dass eine (in den meisten Fällen vorhandene) ältere Java-Version vollständig entfernt und die bereitgestellte installiert wird. Nur dann ist eine sichere Funktion des VPN-Tunnels gewährleistet.
Im Zuge der Umstellung auf einen neuen Releasestand wird in der nächsten Zeit eine Anpassung Ihrer Portalinstallation über ein Skript des BRZ automatisch erfolgen. Auch aus diesem Grund ist das Einhalten der o.g. Richtlinien für uns alle wichtig.
Nicht vergessen, den Wareneingang als eigenen Schritt zu buchen oder bei der Bestellung unter Lieferung in den Positionsdetails den Wareneingang wegzuklicken, Sie ersparen sich das mühsame Nachholen im Zuge der Rechnungserfassung. Besonders im Zuge einer Anlagenbestellung bewirkt das übergehen des Wareneinganges, dass das Objekt nicht richtig verbucht wird und ein mühsames Nachbuchen durch die Quästur erforderlich wird.
Sie erhalten in Kürze eine Information darüber, wie Sie in einem solchen Fall (z.B. Bestellung von 5 gleichen PCs) vorgehen müssen, damit auch wirklich für jeden PC eine Anlagennummer vergeben wird.
Falls Sie Fragen oder Anregungen zum Thema Beschaffung sowie Drittmittelabwicklung mit SAP haben sollten, bitten wir Sie uns unter der Durchwahl 42710 oder über die E-Mail sap@ccc.tuwien.ac.at zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne bei allen Arten von Problemen.