White Pages Service

Johann Klasek

Die White Pages als Personen- und Instituts- bzw. Organisationsverzeichnis sind in den unterschiedlichen Erscheinungsformen fester Bestandteil des Serviceangebots an der TU Wien, auch für Externe, geworden. Datenbestände aus unterschiedlichsten Quellen (Telefonanlage, Zentrale Verwaltung, ZID) haben dort Eingang gefunden und waren auch von den Abgleichprozeduren sowie der Betreuung mitunter sensibel in der Handhabung. Die Zentralisierung der Datenbestände in eine einzige ZID Personendatenbank war auch der ausschlaggebende Punkt, die White Pages Darstellung und Datenhaltung neu zu gestalten.

Konzept

Das White Pages Service war in seiner bisherigen Form eine eigenständige Instanz mit einem selbstverwalteten Datenbestand, wo von unterschiedlichen Seiten Änderungen eingepflegt werden mussten. Kern des gesamten Systems war das LDAP-Service (Lightweight Directory Access Protocol [3]), das auf eine (relative simple) Datenbank aufbaute. Die nach außen angebotenen Servicezugänge über Web-Interface, Finger- oder Whois-Protokoll waren auf LDAP abgebildet. Weiters baute das Mailrouting der generischen TU Wien Adressen (auf @tuwien.ac.at oder @student.tuwien.ac.at endende Adressen) auf das im Betrieb teilweise recht empfindliche LDAP-Service auf. Im Laufe der Zeit wurde auch die LDAP-Authentifikation herangezogen, um personenbezogene Zugänge zu diversen anderen Services der TU Wien (Sides4mi/LZK, verschiedene Prüfungsanmeldungsanwendungen etc.) mittels White Pages Passwort zu realisieren.

Mit dem Aufbau des zentralen Datenbestandes in der ZID Personaldatenbank (siehe Artikel) vereinfacht sich für die White Pages das Datenmanagement erheblich. Trotzdem war bzw. ist die Überführung auf die neue Datenbasis mit umfangreichen Umstrukturierungen verbunden, die nur schrittweise bei Einhaltung des Regelbetriebes erfolgen konnten.

Die grundlegende Umgestaltung war auch der ideale Zeitpunkt, das White Pages Web-Interface neu und zeitgemäßer zu gestalten und dabei den sich aus den Einschränkungen des LDAP-Services ergebenden Funktionsumfang neu zu strukturieren bzw. aufzuteilen. Die Realisierung des neuen White Pages Services wurde an eine externe Firma abgegeben, wobei die Wahl auf die Firma unikat fiel, die schon in der Vergangenheit durch Projekte wie LZK/Sides4mi mit einem entsprechenden TU Wien Insider-Wissen aufwarten konnte. Mit den strukturellen Änderung wird auch eine Steigerung der Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit angestrebt. Dabei werden zwei identische Rechner in einer Redundanzkonfiguration (befinden sich außerdem in unterschiedlichen Gebäuden) hinter einem redundanten Content-Switch (ermöglicht Load-Sharing) betrieben, wodurch ein Service nach außen hin einheitlich unter einer einzigen Adresse erreichbar ist.

Umstellungen

Die Services werden vom Funktionsumfang in Zukunft unterschiedlich verteilt und aufgebaut sein, wobei sich folgende Strukturumstellung ergibt.

White Pages Umstellung

Wie man anhand der Abbildung erkennt, beziehen alle neuen Services die Daten von der ZID Personendatenbank, wobei jeweils bei den entsprechenden Services lokale Datenbanken (z. B. MySQL) zur Zwischenspeicherung eingesetzt werden, damit zum einen die ZID Personendatenbank nicht die Last aller Abfragen tragen muss und zum anderen die Nichtverfügbarkeit der ZID Personendatenbank keine Auswirkung auf die Funktionsfähigkeit der einzelnen Services hat. Die Aktualität der Daten wird durch einen Trigger-Mechanismus seitens der ZID Personendatenbank gewahrt, wodurch bei jeder Änderung eine Aktualisierung des entsprechenden Objekts sofort initiiert werden kann. Spätestens in der Nacht erfolgt eine komplette Synchronisation.

Die Services sind in Hinkunft unter anderen Namen zu erreichen:

Web-Interface: wp.tuwien.ac.at:8888 -> whitepages.tuwien.ac.at
Finger: wp.tuwien.ac.at -> whitepages.tuwien.ac.at
Whois: wird nicht mehr unterstützt
LDAP-Search/Adressbuchfunktion: wp.tuwien.ac.at:389/390 -> ldap.tuwien.ac.at:389
LDAP-Bind/Authentifikation: wp.tuwien.ac.at:389/390 -> nicht mehr unterstützt.
Service wird ausgegliedert und auf HTTPS-Basis realisiert (siehe Artikel über das Authentifizierungsservice).

Da einige Services nicht transparent in die jeweiligen neuen Services übergeführt werden können, sind gewisse Übergangszeiträume vorgesehen. Zusammen mit den bereits erfolgten und noch kommenden Umstellungen ergibt sich folgender Zeitplan:

2002-05-16 Die klassischen White Pages beziehen die Studentendaten von der ZID Personendatenbank.

2002-06-07 Ankündigung des Probebetriebs der neuen White Pages.

2002-06-21 Personal- und Organsationsdaten der klassischen White Pages kommen nun von der ZID Personendatenbank.

2002-08-14 Generische Mailadressenweiterleitung erfolgt nicht mehr über LDAP, die Daten stammen direkt von der ZID Personendatenbank.

2002 September Regelbetrieb der neuen Services:
whitepages.tuwien.ac.at (HTTP, Finger) löst wp.tuwien.ac.at ab.
Das neue Adressbuch ist unter ldap. tuwien.ac.at:389 verfügbar.
Die Authentifikation via LDAP auf wp. tuwien.ac.at:389 bleibt ein Jahr erhalten, um den Übergang auf das neue Authentifizierungsservice zu ermöglichen.

Ende 2002 Keine Weiterleitung auf wp.tuwien.ac.at mehr, Ende der HTTP, Finger und Whois Services.

2003 September LDAP auf wp.tuwien.ac.at:389 ermöglicht keinen LDAP-Zugriff im Allgemeinen und keine Authentifikation im Speziellen. Alle betreffenden Anwendungen müssen auf das neue Authentifizierungsservice umgestellt sein.

Datenquellen

Mit der zentralen ZID Personendatenbank werden nun unterschiedlichste Datenquellen, die zum Teil in die White Pages und in andere Services eingeflossen sind, an einem Punkt konzentriert. An der Datenverantwortlichkeit zu den einzelnen Quellen hat sich im Wesentlichen nichts geändert. Die White Pages stellen lediglich eine Datensicht auf die ZID Personendatenbank dar. Wie im Artikel "ZID Personendatenbank" (Seite 16) dargestellt, fließen hier Daten der Zentralen Verwaltung, der Telefonanlage und Daten, die in der ZID Personendatenbank in der Regel vom Instituts-Adressmanager selbst verwaltet werden, zusammen.

Durch den Umstieg auf diese neue Datenbasis ergibt sich eine konsistentere Datenhaltung und Auflösung von redundanten Daten, die einige Änderungen mit sich brachten:

Object ID: Jedes dargestellte Objekt, sei es eine Person oder eine Organisationseinheit, ist über eine eindeutige Object Identification (OID) referenzierbar. Dies spiegelt sich auch in dem einheitlichen URL-Schema beim Web-Interface wider. Auch bei den klassischen White Pages ist ein Attribut "oid" vorhanden, das als Suchkriterium dienen kann.
Vornamen Weiterer Mitarbeiter: Bei der Übertragung von weiteren Mitarbeitern (vom Adressmanger angelegte White Pages-Einträge) mit mehrteiligen Vornamen in die ZID Personendatenbank, wurde nur der erste Vorname übernommen (es sei denn, ein zugehöriger Personal- oder Studenteneintrag aus der Zentralen Verwaltung hat auch mehrere Vornamen enthalten). Dies ist aber keine Einschränkung für derzeit stattfindende Änderungen oder neu erstellte "weitere Mitarbeiter"-Einträge.
Mehrfache Vornamen: Durch das Zusammenfassen von Personal, Weitere Mitarbeiter und Studenten-Rollen zu einer Person (mit einem Namen) haben mache Personen mehrfache Vornamen erhalten. Um bei den generischen Mailadressen rückwärtskompatibel zu bleiben, sind im Mailrouting automatisch auch jene Varianten mit nur einem Vornamen vorhanden.
Spezielle Schreibweisen des Namens: Doppelname einfach, Nachnamenteilung, Rufvarianten von Vornamen usw., die vormals noch manuell in den White Pages eingetragen werden konnten, sind nicht automatisch übernommen worden. Diese Fälle müssen nun separat behandelt und von der White Pages Administration neu eingetragen werden.
Namen mit Umlauten: Diese werden nun in den klassischen White Pages konsequent in der Schreibweise sowohl mit als auch ohne Umlaute dargestellt, eine separate manuelle Behandlung der einen oder anderen Variante ist nicht mehr notwendig. Der Distinguished Name (DN) bei der alten LDAP-basierten Authentifizierung enthält jedoch stets die umgewandelten Umlaute.
Web-Änderungsinterface: Modifikationen von Einträgen erfolgen stets direkt über das Web-Änderungsinterface am ZID Personendatenbank-Server (z.B. Link "Modifizieren" im alten Web-Interface), unabhängig von welchem Web-Interface man gekommen ist.
Weitere Informationen: Eine Reihe von LDAP-Attributen, wie z.B. roomnumber, description, homephone, associateddomain, uid, ... sind in der ZID Personendatenbank im Feld "Weitere Informationen" zusammengefasst worden.
Passwort: Es gibt nur noch genau ein White Pages Passwort für eine Person, unabhängig davon, wieviele Rollen eine Person inne hat. Wenn also eine Person als Student und Personal bzw. weiterer Mitarbeiter vorhanden ist, dominiert das Passwort des Studenteneintrags. Sollte dort kein Passwort existieren, kommt automatisch das des entsprechenden Personal- oder weiteren Mitarbeiter-Eintrages zur Anwendung. d.h. all jene Personen, die weitere Mitarbeiter oder dem Personal zugehörig sind und ein aktives Studium offen haben, müssen sich nun mit dem White Pages Passwort aus der Studentenrolle authentifizieren. Dabei kann das White Pages Passwort über die Studentenservices auf jenes des Studenten-Accounts gesetzt werden.
Löschungen: Personen, deren Dienstverhältnis endet und die nicht mehr in den White Pages dargestellt werden, bleiben in der ZID Personendatenbank erhalten und können vom Adressmanager reaktiviert werden. Ein Personendatensatz bleibt mindestens 6 Monate erhalten (und damit auch die allgemeine E-Mail-Adressierungsmöglichkeit durch das Mailrouting).

Die White Pages spiegeln im Gegensatz zu früher nun stets den tagesaktuellen Personalstand wider, was mit den Gepflogenheiten des Personalverzeichnisses der Zentralen Verwaltung konform geht. War es bei der früheren White Pages Umgebung so, dass Änderungen sofort in der White Pages Datenbank durchgeführt wurden, wird nun die Modifikation stets in der ZID Personendatenbank durch-geführt und über einen Benachrichtigungsmechanismus an die White Pages Interfaces (alt und neu) übermittelt.

Service-Zugänge

Web-Interface

Die Suchmöglichkeiten sind in 4 Sparten unterteilt, nämlich Personal (inkl. Weitere Mitarbeiter), Studierende, Organisationen und Funktionen. Die Suche ist stets global und kann nicht mehr auf Teilhierarchien eingeschränkt werden.

Die Darstellung von Organisationseinheiten und deren zugeordneten Personen ist nun nach Funktionen dieser Einheit klassifiziert und innerhalb eine solchen Klassifizierung lexikalisch geordnet. Weiters dokumentieren die Rubriken "zugeteilt", "karenziert", "Weit.Mitarb." entsprechende Sonderstellungen.

Zugeteilte Personen besitzen in der Regel an diesem Institut einen zeitlich begrenzten Lehrauftrag, sind Tutoren oder Studienassistenten oder sind als Dozenten bzw. emeritierte Professoren dem Institut zugeordnet. Dadurch wird dieser Personenkreis als nicht zum fixen Personal des Instituts gehörender Personenkreis identifizierbar.

Hinter der Bezeichnung "Weit.Mitarb." verbergen sich in der Übersichtsdarstellung zwei Kategorien von Personen, die zwecks Übersicht gemeinsam dargestellt werden. Erstens sind das Personen im Personalstatus der Zentralen Verwaltung, die als Funktion Weitere Mitarbeiter tragen. Das sind oftmals Personen, die im Zuge eines Gleichstellungsantrages der Zentralen Verwaltung gemeldet wurden und damit z.B. auch im gedruckten Personalverzeichnis aufscheinen. Zweitens gibt es Personen, die als so genannte weitere Mitarbeiter (ZID) von den Adressmanagern der Institute eingetragen wurden, nur in der ZID Personendatenbank eingetragen sind und im Kontext der White Pages in der Vergangenheit schlicht als "Weitere Mitarbeiter" bezeichnet wurden. Dieser Unterschied ist erst bei der Detailansicht einer konkreten Person ersichtlich, wo der linke, vertikale Balken eine entsprechende Kennzeichnung trägt und als Funktionsbezeichnung für den zweiten Fall "ZID Weit.Mitarb." bzw. für die Variante Zentrale Verwaltung schlicht "Weit.Mitarb." ausgewiesen wird.

Finger

Das Finger-Service ist ein altes, aber dafür umso einfacheres Protokoll, um textuelle Informationen (meist zu Personen an einem Rechnersystem) zur Verfügung zu stellen. Für die White Pages ist dieses Service etwas adaptiert worden und liefert im Wesentlichen all jene Informationen, die man sonst aufwändiger mit einem grafischen Web-Browser akquirieren kann. Typische Anwen-dungen wie script-gesteuerte Abfragen lassen sich vorzüglich mit Finger in Einklang bringen. Auch wenn sich die Ausgaben des alten und neuen Finger-Services nicht auf das Zeichen genau gleichen bzw. auch die Ergebnisse zu den Abfragen mitunter etwas unterschiedlich ausfallen können, sollte größtenteils die Rückwärtskompatibilität gewahrt sein.

Die Klienten für dieses Service sind als Kommandozeilenbefehl bei vielen Betriebssystemen inkludiert (Unix-like, Win9X etc.) oder separat als frei verfügbare Software vorhanden (eventuell auch als grafische Varianten). Hier soll ein kurzer Abriss mit Beispielen der kommandozeilen-orientieren Befehlsanwendung einige Mög-lichkeiten offenbaren:

Grundsätzlich gilt:
finger SUCHSTRING@whitepages.tuwien.ac.at
bzw. um Detailausgaben zu erzwingen:
finger -l SUCHSTRING@whitepages.tuwien.ac.at

Der SUCHSTRING kann aus Bestandteilen bzw. Zusammensetzungen von Vornamen, Nachnamen, Institutsnummer, Institutsname/-nummer, Matrikelnummer, Telefon/Fax-Nummer bestehen (auf entsprechendes Quoting in Shell-Umgebungen ist zu achten):

Beispiele:

finger -l kommunikation@whitepages.tuwien.ac.at
liefert die detaillierte Ausgabe der 2 gefundenen Organisationseinheiten

finger j.klasek@whitepages.tuwien.ac.at
liefert den detaillierten Eintrag einer Person

finger -l leitung+e020@whitepages.tuwien.ac.at
liefert alle Inhaber der Leitungs-Funktionen am ZID

finger maschinen@whitepages.tuwien.ac.at
liefert eine Liste von Instituten, die im Namen "maschinen" enthalten

finger e366@whitepages.tuwien.ac.at
zeigt eine Übersicht mit allen Abteilungen, Funktionen und Personen einer Organisationseinheit

finger 42049@whitepages.tuwien.ac.at
liefert den zu dieser TU Telefondurchwahl gehörenden Personeneintrag

Die Abfragen lassen sich auch noch durch so genannte Wildcards, hauptsächlich durch das Zeichen "*" gebildet (für eine beliebige Zeichenanzahl stehend) erweitern.

Die Darstellung der Ergebnisse hängt von den Möglichkeiten des Finger-Clients ab, der mitunter abhängig von der Lokalisierung des Betriebssystems 8-Bit-Zeichen unterschiedlich interpretiert. Der Finger-Server übermittelt alle 8-Bit-Zeichen (also auch z.B. ISO-latin1 codierte Umlaute) mit Ausnahme von nicht für die Ausgabe notwendiger Steuerzeichen (ASCII-codiert < 32).

LDAP/Adressbuch

Bei diversen Web-Browsern und deren angeschlossenem Mailclient oder separaten Mailclients ist oftmals die Angabe eines elektronischen Adressbuchs (auf LDAP-Basis, siehe auch [3]) möglich. Die dazu notwendigen Parameter sind:

Adresse:
ldap.tuwien.ac.at:389

Base-DN/Server root:
"o=Technische Universitaet Wien, c=at"

Im Gegensatz zur bisherigen LDAP-Installation mit separaten LDAP-Bäumen für Personal und Studenten (mit separaten Portnummern), ist nun nur noch ein einziger LDAP-Baum über einen einzigen Port (den LDAP-Standardport 389) verfügbar.

Mailrouting

Mit der Umstellung auf die ZID Personendatenbank Datenbasis werden die allgemeinen TU Wien (@tuwien. ac.at) und Studenten-Mailadressen (@student.tuwien. ac.at) nicht mehr via LDAP aufgelöst (was ohnehin schon seit einem Jahr durch ein Caching-Verfahren teilweise umgangen wurde), sondern direkt über Tabellen auf den Mailrouter-Rechnern gelöst. Damit ließ sich der Gewinn einer wesentlich höheren Zuverlässigkeit und der dadurch entstandenen Entkopplung sowie Entlastung des White Pages Services erzielen. Der einzige wesentliche Unterschied ist die Verbreitungsgeschwindigkeit von Änderungen gegenüber der bisherigen LDAP-Lösung. Waren die Änderung der E-Mail-Zustelladresse früher sofort wirksam, so ist nun mit einer Verzögerung von max. 10 Minuten zu rechnen.

Die Vielzahl an Variationsmöglichkeiten bei den allgemeinen (generischen) Mailadressen wurden entsprechend den dynamischen LDAP-Möglichkeiten nach-gebildet. Hier nur eine Auswahl der üblichen Varianten bezogen auf @tuwien.ac.at, wobei bei weniger spezifischen Angaben die Möglichkeit der Kollision mit anderen Personen im Auge behalten werden sollte.

vorname.vorname2.nachname+Exxx volle Qualifizierung (eindeutig)

vorname.vorname2.nachname ohne Institutsbezeichnung (Achtung bei Kollision mit gleichnamigen Personen anderer Institute)

vorname.nachname+Exxx ohne 2. Vornamen (mit/ohne Institutsnummer)

v.v.nachname+Exxx alle Vornamen abgekürzt

v.nachname+Exxx ohne 2. abgekürzten Vornamen

nachname+Exxx ohne Vornamen, aber mit Institutsnummer, um die Eindeutigkeit zu anderen Instituten zu wahren.

Andere Varianten, speziell durch Weglassen der Institutsnummer, sind zwar möglich, können aber wegen der Gefahr einer fehlenden Eindeutigkeit nicht empfohlen werden. Bei den Institutsnummern sind auch die jeweiligen Varianten der übergeordneten Organisationseinheit vewendbar (sofern diese nicht unterschiedlich belegt sind), z.B. klasek+e020c oder klasek+e020, gottlob+e1842 oder gottlob+e184.

Nicht mehr über das White Pages Service dargestellte Einträge werden im Mailrouting automatisch 6 Monate lang berücksichtigt. Das heißt, dass auch Lektoren, deren Tätigkeit auf ein halbes Jahr beschränkt ist, trotzdem sie in der nicht-aktiven Zeit via White Pages Web-Interface nicht sichtbar sind, dennoch per E-Mail erreichbar bleiben. Über allgemeine E-Mail-Adressen adressierte Personen, die die TU verlassen haben, bleiben somit (sofern nichts anderes vereinbart oder durch einen weiteren Mitarbeiter-Eintrag abgedeckt wurde) 6 Monate lang unter der bisherigen allgemeinen E-Mailadresse erreichbar.

Weitere nützliche Eigenschaften im Mailroutingsystem:

Eine Funktions-E-Mail-Adresse leitet Nachrichten automatisch an alle Inhaber der Funktion weiter (sofern eine E-Mail-Zustelladresse beim jeweiligen Inhaber angegeben ist). Existiert ein Mail-Attribut, wird jedoch nur noch zu diesem Eintrag weitergeleitet und nicht mehr die Zustelladressen der Inhaber verwendet.
Die Institutsadressierung der Form Exxx@tuwien.ac.at ist möglich, wenn im Objekt der Organisationseinheit im Mail-Attribut eine E-Mail-Adresse eingetragen ist.
Wohlbekannte Funktionen und deren Adressierung für @tuwien.ac.at:
    Rektor
    Dekan+Exx0 (nur für Fakultätsnummern)
    Sekretariat+Exxx
    Adressmanager+Exxx
    Leitung+Exxx
    Leiter, Leiterin, Vorstand
        (kompatible aber nicht allgemein verfügbare
        Funktionen, die von den alten White Pages
        übernommen wurden)

Referenzen

[1] Dokumentation White Pages Service: nic.tuwien.ac.at/services/white/

[2] Anmelden/Löschen von White Pages Adressmanagern (Betriebsmittelansuchenformular Kommunikationsservices): nic.tuwien.ac.at/formulare/ansukom.pdf

[3] Yeong, W., Howes, T., and S. Kille, "Lightweight Directory Access Protocol", RFC 1777, Performance Systems International, University of Michigan, ISODE Consortium, March 1995: www.rfc-editor.org/rfc/rfc1777.txt

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2002-05-16	Die klassischen White Pages beziehen die Studentendaten von der ZID Personendatenbank.
2002-06-07	Ankündigung des Probebetriebs der neuen White Pages.
2002-06-21	Personal- und Organsationsdaten der klassischen White Pages kommen nun von der ZID Personendatenbank.
2002-08-14	Generische Mailadressenweiterleitung erfolgt nicht mehr über LDAP, die Daten stammen direkt von der ZID Personendatenbank.
2002 September	Regelbetrieb der neuen Services: whitepages.tuwien.ac.at (HTTP, Finger) löst wp.tuwien.ac.at ab. Das neue Adressbuch ist unter ldap. tuwien.ac.at:389 verfügbar. Die Authentifikation via LDAP auf wp. tuwien.ac.at:389 bleibt ein Jahr erhalten, um den Übergang auf das neue Authentifizierungsservice zu ermöglichen.
Ende 2002	Keine Weiterleitung auf wp.tuwien.ac.at mehr, Ende der HTTP, Finger und Whois Services.
2003 September	LDAP auf wp.tuwien.ac.at:389 ermöglicht keinen LDAP-Zugriff im Allgemeinen und keine Authentifikation im Speziellen. Alle betreffenden Anwendungen müssen auf das neue Authentifizierungsservice umgestellt sein.

vorname.vorname2.nachname+Exxx	volle Qualifizierung (eindeutig)
vorname.vorname2.nachname	ohne Institutsbezeichnung (Achtung bei Kollision mit gleichnamigen Personen anderer Institute)
vorname.nachname+Exxx	ohne 2. Vornamen (mit/ohne Institutsnummer)
v.v.nachname+Exxx	alle Vornamen abgekürzt
v.nachname+Exxx	ohne 2. abgekürzten Vornamen
nachname+Exxx	ohne Vornamen, aber mit Institutsnummer, um die Eindeutigkeit zu anderen Instituten zu wahren.